È cosa abbastanza comune il fatto di sentir parlare degli adeguati assetti organizzativi. Cerchiamo con questo intervento di fare un po’ di chiarezza.

Nella seconda metà del 2022 è entrato in vigore il codice della crisi (CCII): un nuovo corpo normativo che sostituisce la legge fallimentare e introduce una serie di obblighi a carico degli amministratori e degli organi di controllo volti a attuare procedure atte a rilevare tempestivamente la crisi di impresa.

Risulta pertanto fondamentale per gli amministratori (amministratori di società ma anche titolari di impresa individuale, n.d.r.) approfondire la conoscenza dell’argomento in questione al fine di capire come strutturare la gestione sociale per limitare la propria responsabilità personale.

Prima di tutto bisogna intenderci sulla definizione di crisi in quanto, in relazione alle eventuali responsabilità, gli amministratori saranno valutati sulla tempestività ed efficienza delle azioni che avranno intrapreso per superare la crisi aziendale.

Quindi il CCII intende per crisi “[…] lo stato del debitore che rende probabile l’insolvenza e che si manifesta con l’inadeguatezza dei flussi di cassa prospettici a far fronte alle obbligazioni nei successivi dodici mesi. […]” (art. 2 co. 1, lett. a – CCII)

Chi deve istituire gli adeguati assetti organizzativi?

Tutte le realtà imprenditoriali sia che siano svolte sotto forma di società (srl, snc, sas, ecc…) sia che siano svolte in forma di impresa individuale devono dotarsi di assetti organizzativi per la rilevazione della crisi, assetti organizzativi che, tuttavia, devono essere “adeguati” alla dimensione dell’impresa.

In realtà l’obbligo per l’imprenditore e le imprese di dotarsi di adeguati assetti organizzativi risale a marzo 2019 con la modifica dell’art. 2086 del Codice Civile che pone a carico dell’imprenditore che opera in forma societaria o collettiva:

– “il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale”,

– il dovere “di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale”

Tuttavia, nonostante l’art. 2086 faccia riferimento specifico all’imprenditore che operi in forma societaria o collettiva, appare incongruo pensare che l’imprenditore individuale sia esentato da suddetto obbligo in quanto l’art. 3 c. 1 del Codice della Crisi così recita “L’imprenditore individuale deve adottare misure idonee a rilevare tempestivamente lo stato di crisi e assumere senza indugio le iniziative necessarie a farvi fronte”.

Quali sono gli obiettivi informativi degli adeguati assetti organizzativi?

Non esiste una precisa indicazione su quale sia l’assetto organizzativo più adeguato per un’impresa: la legge precisa solamente che l’assetto organizzativo deve essere definito sulla base di una corretta individuazione dei rischi da presidiare in considerazione della natura e dimensioni dell’impresa al fine di evitare che la gestione dell’impresa prosegua senza un’adeguata percezione dei sintomi di squilibrio.

Il tutto a tutela della continuità aziendale.

In definitiva, il monitoraggio dell’andamento aziendale deve rendere gli amministratori di società ed i titolari di impresa consapevoli di tutte quelle situazioni che potrebbero giustificare un loro intervento per la prevenzione della crisi nonché permettere di disporre “tempestivamente” di dati idonei per formulare un piano di risanamento.

L’art. 3 c.3 del Codice della crisi specifica quali sono gli obiettivi informativi degli adeguati assetti:

“[…]

• rilevare eventuali squilibri di carattere patrimoniale o economico-finanziario;
• verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità aziendale almeno per i dodici mesi successivi;
• rilevare i seguenti segnali di allarme (al verificarsi dei quali scattano gli obblighi di attivazione degli organi sociali per il superamento della crisi):
• debiti per retribuzioni scaduti da almeno 30 giorni pari a oltre la metà dell’ammontare complessivo mensile delle retribuzioni stesse; 
• debiti verso fornitori scaduti da almeno 90 giorni di ammontare superiore a quello dei debiti non scaduti;
• esposizioni scadute o sconfinate nei confronti delle banche e degli altri intermediari finanziari scadute da più di 60 giorni purché rappresentino complessivamente almeno il 5% cento del totale delle esposizioni; 
• ricavare le informazioni necessarie a utilizzare la lista di controllo particolareggiata e a effettuare il test pratico per la verifica della ragionevole perseguibilità del risanamento di cui all’articolo 13, al comma 2 […]”

Il fatto che si ponga l’attenzione sulla tempestività della rilevazione chiarisce che gli adeguati assetti organizzativi di cui si deve dotare l’impresa non debbano tanto riconoscere la crisi quando questa si presenta, ma rilevare gli indizi che precedono la crisi aziendale.

Quindi, in conclusione gli adeguati assetti organizzativi devono:

• rilevare con anticipo la crisi
• dotare sin da subito gli organi gestionali di tutte le informazioni necessarie per una reazione tempestiva ed appropriata.

Gli assetti quindi potranno consistere in concreto:

– nel reclutamento e nella formazione di personale addetto alla sorveglianza ed all’analisi dei parametri significativi sotto il profilo patrimoniale ed economico – finanziario,

– nell’adozione di mansionari e moduli strutturati di organigramma destinato ad operare le predette analisi,

– nella redazione periodica di budget previsionali di carattere patrimoniale, economico e finanziario,

– nell’acquisizione di risorse di carattere informatico che potranno rendersi utili per operare diagnosi e previsioni contabili e finanziarie,

– nella previsione di sistemi di controllo interno sull’operato del personale addetto e sulla sua formazione,

– nell’adozione di criteri di libera circolazione delle informazioni all’interno dell’impresa in modo che le criticità e le loro possibili conseguenze possano essere valutate con la necessaria tempestività.

Non di meno, gli esiti di questa attività di monitoraggio imporranno valutazioni non agevoli (perché tale spesso non è quella di formulare una prognosi di continuità aziendale per i successivi dodici mesi) nonché di ricavare informazioni complesse quali quelle indispensabili per redigere la lista particolareggiata ed il test di ragionevole perseguibilità di risanamento previsto per accedere alla composizione negoziata (art. 13 c.c.i.i.). Sicché è improbabile che i compiti vengano totalmente espletati all’interno dell’impresa, a meno che questa non abbia notevoli dimensioni e personale altamente qualificato.

Per la maggioranza, se non la quasi totalità, delle imprese perciò ad una elaborazione interna dei dati dovrà seguire una periodica verifica da parte di un soggetto esperto che sarà più o meno frequente in ragione delle caratteristiche dell’impresa e del suo andamento

Chi è responsabile della applicazione degli adeguati assetti organizzativi?

I doveri di adottare adeguati assetti organizzativi finalizzati a prevenire la crisi di impresa e di agire tempestivamente per affrontarla sono responsabilità degli amministratori e anche dell’organo di controllo in quanto, avendo quest’ultimo un dovere di vigilanza sulla condotta degli amministratori (art. 2403 cc– 2407 cc), deve stimolare gli amministratori ad attivarsi tempestivamente (pena la responsabilità solidale con gli stessi quando il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato).

In questa sede vale sono un accenno sottolineare che per Organo di Controllo non si intende solo il collegio sindacale ma anche il Revisore Unico in quanto proprio l’art. 14 del CCII pone a carico di entrambi i suddetti soggetti ciascuno nell’ambito delle proprie funzioni, … l’obbligo di verificare che l’organo amministrativo valuti costantemente, assumendo le conseguenti idonee iniziative, se l’assetto organizzativo dell’impresa è adeguato,

Cosa comporta essere responsabile?

È chiaro quindi che l’organo amministrativo insieme all’organo di controllo deve:

• adottare adeguati assetti organizzativi
• attivarsi tempestivamente per superare la crisi

pena la responsabilità personale (con il proprio patrimonio!!), a titolo risarcitorio, nei confronti dei creditori sociali, qualora non abbiano dotato l’azienda di un adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile in grado di intercettare gli indizi della crisi e, soprattutto, la perdita di continuità aziendale.

Pertanto, qualora si apra la liquidazione giudiziale (ex fallimento) l’amministratore che invece di interrompere l’attività di impresa o adottare le misure proposte dal CCII avrà indebitamente proseguito l’attività dopo la perdita del patrimonio o comunque dopo l’avversarsi di una causa di scioglimento potrà essere soggetto ad azione di responsabilità da parte del curatore.

Sarà onere dell’amministratore provare di avere adempiuto in modo soddisfacente ai doveri sopra delineati.

Vale a dire che l’amministratore sarà chiamato a provare che gli assetti erano stati istituiti e che essi erano adeguati, ovvero idonei e funzionali a rilevare le potenziali crisi.

È perciò evidente che solo qualora gli adeguati assetti siano stati oggetto di procedimentalizzazione per iscritto (e quindi siano state individuate le figure aziendali destinate ad occuparsene, i loro poteri e doveri e le procedure da seguire per appurare il pericolo di crisi, etc.) l’amministratore sarà in grado di fornire prove idonee ad esimerlo da responsabilità.

Si potrebbe addirittura sostenere che il caso di una liquidazione giudiziale senza un preventivo tentativo di intraprendere almeno uno degli strumenti di regolazione della crisi di impresa, causato da una evidente carenza in termini di adeguai assetti organizzativi, sia un indizio abbastanza evidente di inadempimento dell’amministratore.

Quest’ultimo potrà difendersi soltanto fornendo la prova che la crisi si è manifestata tanto improvvisamente che inaspettatamente da non consentire alcuna iniziativa per farvi fronte.

Ovviamente non bisogna dimenticare che non vi è responsabilità se l’inadempimento non ha causato un danno che ne sia conseguenza immediata e diretta: tale prova è a carico del curatore che quindi dovrà dimostrare che a causa della mancata istituzione degli assetti organizzativi gli amministratori hanno perso l’occasione di risolvere e superare la crisi dell’impresa.

E di quanto si presume il danno nei confronti dei creditori sociali?

L’art. 2486 CC in tema di quantificazione del danno risarcibile cagionato dagli amministratori, dice che (salva la prova di un diverso ammontare) il danno SI PRESUME sulla base del criterio dei c.d. netti patrimoniali vale a dire pari alla differenza tra:

+          il patrimonio netto alla data di apertura di una procedura concorsuale

(-)        il patrimonio netto determinato alla data in cui si è verificata una causa di scioglimento

(=)       danno presunto da risarcire a carico degli amministratori /organo di controllo

Qualora mancassero le scritture contabili e non è possibile stabilire la differenza dei patrimoni netti il danno è liquidato in misura pari alla differenza tra attivo e passivo accertati nella procedura.

Il fatto che il danno si PRESUMA nel primo caso e sia STABILITO AUTOMATICAMENTE nel secondo caso alleggerisce l’onere probatorio del curatore e aggrava sensibilmente quello degli amministratori convenuti.

Pertanto cosa fare in concreto?

L’azienda deve quindi dotarsi di tutti quegli strumenti che aiutino gli amministratori a prevedere un periodo di crisi che metta a rischio la continuità aziendale.

Abbiamo già detto che non esiste un assetto organizzativo standard adatto a tutte le imprese, ma va pensato sulla base dei rischi di impresa e sulle dimensioni della stessa.

Tuttavia, per completezza riportiamo di seguito un elenco di possibili strumenti da utilizzare per dotare l’impresa degli adeguati assetti organizzativi (ovviamente l’elenco non è esaustivo):

1. piano industriale e strategico a breve e a medio-lungo termine,
2. relazioni dell’organo amministrativo circa l’andamento gestionale e la sua prevedibile evoluzione, anche in relazione ai nuovi investimenti,
3. previsioni in merito alla capacità di far fronte ai pagamenti
4. sistema di gestione dei crediti commerciali (con adozione di procedure finalizzate a minimizzare l’emersione di perdite su crediti o pagamenti tardivi)
5. rapporto periodico sullo stato complessivo dei crediti (che analizzi il comportamento della clientela in relazione ai pagamenti e ogni altra informazione utile per formulare le scelte più corrette in funzione della salvaguardia della continuità aziendale)
6. analisi di bilancio che verifichi la situazione economico, finanziaria e patrimoniale della società,
7. piano di tesoreria o rendiconto finanziario che rilevi tempestivamente situazioni di squilibrio finanziario